안녕하십니까 항공ㆍ기계설계학과 차세대 열공학 연구실 입니다. 서식 제출과 관련 서류 작성에 관해 질문이 있어 글을 쓰게 되었습니다. 다음은 서류 작성에 관해서 저희가 궁굼하거나 헷갈리는 내용들을 모아놨습니다.

1.지금 프로그램을 구매하기 위해 서식을 작성하고 있는데 자세한 서식 제출 절차를 알고 싶습니다.

저희가 이해한 순서는 아래와 같습니다.

1) 서식 3번에 있는 계약요청서를 작성하여 지도 교수님에게 결재를 받고 기획과에 견적서와 함께 계약 요청하기

2) 계약 체결을 위해 최소 3일 전 법인카드를 대여하여( 법인카드 대여 부분은 아직 이해를 못했습니다.) 계약 체결하기

+ 계약 성립에 증거가 되는 서류 제출 받기(이것도 이해를 못했습니다.)

3) 서식 3번에 있는 계약 요청서와 결과 보고서+지출증빙서류, 서식 1번 작성하여 제출 

2. 서식에 공통적으로 있는 증빙번호에 뭘 써야 하는지 모르겠습니다.

3. 저희가 소프트웨어를 구매하려고 하는데 규격 및 사양에 뭘 적어야 하는지 모르겠습니다.

소프트웨어 사용 목적 같은걸 적으면 되겠습니까?

4. 저희가 자산취득비에 있는 예산 사용 목적에 '분광 측정 장비 구매비'로 적어놨는데, 유체 해석 프로그램 구매로 바꿔도 되겠습니까? 

안녕하세요. 국립한국교통대학교 기획과 U-LAB 담당자입니다.

질문 주신 점에 대해 차례대로 답변 드리겠습니다.

1-(1) 통상적으로 무언가를 구입하기 위해서라면 <서식3>을 먼저 작성하는 것이 맞습니다. 유선으로 설명드린 바와 같이 구입하고자 하는 게 우리 사업비와 적합한지 검토하여 판단이 필요하기 때문입니다. 따라서 무언가를 구매하기 위해서라면 지도교수님과 충분한 상의를 진행한 후 <서식3>과 견적서(나라장터 물품이라면 상품상세정보를 캡쳐해도 됨)를 함께 제출해주시면 됩니다. 

이후, 기획과 운영지원팀에서 구매가 가능하다는 판단이 선다면 직접 기획과로 와서 법인카드를 빌린 후 물품을 구매해도 되지만, 요청서를 제출하였기 때문에 기획과에서 직접 구매를 해드릴 수도 있습니다. 

1-(2), (3) 

계약 체결이 아닌 지출 요청을 위해 법인카드 결제일을 반드시 지키라고 말씀 드린 겁니다. 지출 요청은 사용하신 법인카드 사용 내역서(영수증)를 기반으로 증빙 서류(견적서, 거래명세서, 영수증, 활동 사진 등)와 <결과3>을 함께 제출하시면 됩니다.

2. 서식에 공통적으로 있는 (증빙번호:) 부분은 증빙할 자료가 여러 개일 경우 숫자로 구분하여 제출하란 의미입니다. 예를 들어 희의비와 일반수용비 두가지 비목을 사용하여 서류들을 제출해야 한다면 회의비는 (증빙번호: 1)이 될 것이고, 일반수용비는 (증빙번호: 2)가 될 것입니다. 이런 식으로 차례를 정해달란 말인데 이해가 되지 않는다면 삭제하고 담당자가 알아보기 쉽게 분류하여 서류들을 제출하시면 됩니다.

3. 규격 및 사양은 목적과 상이합니다. 예를 들어 설명드리겠습니다. 학생이 Adobe CCFE를 구매하고 싶다면 이 소프트웨어의 규격 및 사양은 "Acrobat, Photoshop, Flash, Indesign, Dreamweaver, Afterffect, Premiere / 1년 사용권"이 되는 겁니다. 즉, 다시 말해 그 소프트웨어의 사양을 작성하라는 뜻입니다. 

4. 비목을 바꾸고 싶으시다면 2025. 7. 9.(수) 오후 2시까지 자료실의 예산(안) 엑셀 파일 수정해서 83354@ut.ac.kr로 송부 바랍니다.

요청서 및 지출 등을 한 번에 하기엔 어렵다고 인지하고 있습니다. 부족한 서류나 미비한 부분은 기획과에 제출 시 수정을 도와드릴 예정이니 일단 작성해서 제출을 먼저 해보시는 걸 권유드립니다.

감사합니다.